La trésorerie de la Zone Art
Partie 1 : Trésoriers généraux et référents trésorerie
La Zone Art est une association possédant une trésorerie à la complexité peu commune dans le monde associatif, que nous vous proposons de découvrir dans cet article.
Pour rappel, l’association est structurée autours de 9 pôles, chacun correspondant à un domaine artistique qui lui est propre. La trésorerie s’articule donc autours de cela : un référent trésorerie est réparti dans chaque pôle et gère tous les points liés aux finances de celui-ci - budgets, caisse lors d’évènements, flux entrants et sortants, etc., et deux trésoriers chapeautent les pôles de manière à coordonner le tout.
La présence de ces deux personnes à ce rôle s’explique par la quantité de travail nécessaire : chaque trésorier général s’occupe de la moitié des pôles de manière complètement équitable - en particulier ceux nécessitant un grand investissement dans la gestion de la trésorerie, Roots’n’Culture et Nymphony Records en particulier. Ces trésoriers généraux sont présents pour assister et conseiller les pôles : ils forment ainsi l’intermédiaire entre ces derniers et la gouvernance de l’association, en les épaulant afin de leur permettre de concrétiser le maximum d'événements possibles. L’idée étant de faire le tri entre les idées réalistes et celles qui ne le sont pas, non pas pour brider la créativité et l’engagement des membres mais pour, au contraire, aller de l’avant dans les meilleures conditions possibles. Par exemple, pour le 10e anniversaire du pôle Nymphony Records, l’association voulait organiser un événement ambitieux et, comme souvent, l’argent est le nerf de la guerre : il fallait donc trouver des moyens de libérer du budget et d’aller chercher des sources de financement. Nous pouvons aussi citer le cas de Micro-Onde, qui a réussi à renouveler son matériel d’enregistrement audio en faisant appelle à des subventions partenaires.
Cette trésorerie générale, siégeant au Conseil d'Administration avec le président, la vice-présidente et la secrétaire, se veut centralisée dans le but de gérer le budget global de l’association et sa répartition avec le plus de clairvoyance possible. La stratégie financière de chaque pôle est donc décidée en concertation avec le président, les trésoriers généraux, le référent trésorerie de pôle et le responsable de celui-ci ; elle s’établit à l’année afin de pouvoir anticiper tous les besoins de déblocage de fonds en amont. L'association encourage l’innovation et la prise de risque - un dynamisme permis par notre situation d’association-étudiante dont nous souhaitons profiter -, elle doit donc maintenir un certain recul et une vision large de ses finances : même si certains événements se révèlent être déficitaires, cet aléa a été pris en compte dans l’organisation du pôle concerné. Si cette perte financière est toujours une déconvenue majeure d’un événement et représente un revers qu’il conviendra d’analyser, elle est néanmoins absorbée et lissée entre les autres évènements organisés. Et cela en gardant à l’esprit que l’évènement a été bien souvent une opportunité en termes de communication et d’image : le risque financier n’est donc pas le seul critère qui doit décider de la validation d’un événement.
Chaque référent trésorerie de pôle, lui, a en charge en grande partie des tâches du pôle auquel il est rattaché. Membre de celui-ci, il devient référent trésorier après candidature en début de chaque année étudiante. Il s’occupe dès lors de la gestion financière le jour d’un événement, des entrées et sorties d’espèce, tient le compte du suivi du pôle et des évènements et tient un rôle clé dans l'élaboration des fonds alloués aux projets du pôle. Il se révèle donc être un relais précieux et incontournable dans la gouvernance de l’association. Cette dernière est structurée autours d’un budget fortement centralisé : les pôles ne détiennent en tant que tel aucun fonds propres. Ces derniers appartiennent à l’ensemble de la Zone Art et de ses pôles, ils sont investis dans des événements en répartissant un budget pour chaque pôle après discussions et calculs de chaque besoin spécifique. À la fin de chaque évènement, les recettes sont centralisés par l’association et permettent ainsi à chaque pôle de les voir réinvestit dans de nouveaux projets.
Il y a donc une sorte de double échelle complémentaire de la trésorerie dans l’association : les référents trésoreries de pôles gèrent chacun le leur, ils effectuent un travail vital au quotidien afin de permettre la gestion des évènements et du matériel du pôle. En face, les deux trésoriers généraux coordonnent les finances des 9 entités, offrent aux référents trésoreries leurs conseils et leur vision globale tout en faisant le lien avec le reste du Conseil d'Administration. Le rôle de trésorier à la Zone Art est ainsi certes une fonction articulée autours des chiffres, mais est fondamentalement basé sur un fort relationnel et des rencontres humaines enrichissantes.
La trésorerie de l’association est tellement atypique qu’elle a atteint en 2018 un niveau professionnel : il est par exemple possible de monter dans les archive jusqu’en 2013 si nous souhaitons connaître précisément le nombre d’agrafes achetés par chaque pôle cette année-là ! C’est dans ce contexte que nous sommes certifiés depuis 2017 par le cabinet d’audit et de conseil PwC, qui estiment que notre trésorerie est unique en France dans le milieu associatif. L’association est donc invitée, tous les ans, à une journée de formation au siège à Paris, afin de renouveler la certification, de rediscuter du modèle trésorier adopté ainsi que de continuer à s’ouvrir sur de nouveaux process tout en maintenant l’efficacité de ceux déjà en place. Ce partenariat permet à l’association d’exposer en détail des problématiques liées à la gestion de la trésorerie et tous les comptes à des auditeurs spécialisés afin de bénéficier de leur regard expérimenté.